Pengertian, Jenis dan Fungsi Komunikasi Perkantoran, serta Komunikasi Yang Efektif

Kali ini kita akan membahas materi tentang manajemen perkantoran. Diantaranya yaitu pengertian manajemen, pengertian kantor, pengertian manajemen perkantoran, fungsi dan juga tujuan dari manajemen perkantoran itu sendiri. Langsung saja kita simak materi yang ada dibawah ini.

1.     Pengertian Manajemen

    a.     Manajemen sebagai individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab untuk menganalisis, merumuskan keputusan dan memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat menghubungkan organisasi.

     b.     Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian masukan suatu organisasi melalui perencanaan, pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi serta memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat tercapai.

     c.      Manajemen sebagai kegiatan dan pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu lingkungan melalui fungsi-fungsinya.

Manajemen menurut bahas berarti pengelolaan, ketatalaksanaan atau tata pimpinan. Sedangkan secara istilah, manajemen memiliki arti sebagai proses pemanfaatan segala sumberdaya melalui bantuan orang lain dan bekerja sama dengannya agar tujuan bersama dapat tercapai secara efktif, efisien dan produktif. Perlu kita ketahui bahwa manajemen bukan hanya tentang mengatur orang, akan tetapi juga mengatur kebutuhan orang tersebut. Demikian adalah pengertian dari manajemen.

2.     Pengertian Kantor

Kantor secara statis diartikan sebagai tempat. Sedangkan secara dinamis, kantor diartikan sebagai proses. Kemudian secara fungsionalis, kantor adalah sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau kegiatan manajerial dan fasilitatif. Kantor adalah  tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, atau mendistribusikan dan menyampaikan data atau informasi.

Kantor dapat bertindak sebagai pusat syaraf administrasi dan kebijaksanaan, sebagai perantara satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan, sebagai tempat penyelesaian persoalan, sebagai koordinator dan juga sebagai penghubung dengan masyarakat.

3.     Pengertian Manajemen Perkantoran

Sedangkan pengertian manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan organisasi. Rangkaian aktivitas tersebut tentunya harus sesuai dengan tujuan organisasi yang telah disepakati sebelumnya. Manajemen perkantoran sendiri digunakan untuk memudahkan manajer dalam mengendalikan dan juga mengawasi kinerja para karyawan. Selain itu, manajemen perkantoran juga digunakan sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien.

4.     Tujuan Manajemen Perkantoran

Ada lima tujuan dari manajemen perkantoran. Diantaranya adalah dijelaskan sebagai berikut.

a. Memberikan informasi mengenai data lembaga kepada seluruh personil kantor.

b.    Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang sesuai.

c.    Memelihara ketahanan perusahaan dari persaingan dengan perusahaan lain.

d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan secara efektif kepada para pelanggan atau mitra kerja.

e. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.

Demikian adalah tujuan dari manajemen perkantoran dalam kaitannya dengan pengelolaan organisasi dan juga elemen-elemennya. Tujuan utama dari manajemen perkantoran tidak lain adalah untuk memberikan pelayanan kantor terhadap semua elemen kantor yang membutuhkan pelayanan. Selain itu, tujuannya adalah untuk mempermudah manajer dalam mengelola perusahaannya, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

5.     Fungsi Manajemen Perkantoran

Secara umum, manajemen perkantoran memiliki empat fungsi sesuai dengan rumus dasar dari ilmu manajemen. Yaitu merencanakan (planing), mengorganisasikan (organizing), mengarahkan (actuating) dan mengendalikan (controling). Fungsi merencanakan atau planing mencakup merencanakan gedung, tata suara, tata warna, tata ruang kantor, ventilasi, penerangan perlengkapan dan juga anggaran untuk mengadakan rencana tersebut. kemudian fungsi mengorganisasikan atau organizing yaitu pengorganisasian faktor-faktor fisik dalam kantor dan pengorganisasian biaya perkantoran.

Selain itu, fungsi mengarahkan atau actuating mencakup pengarahan ruang kantor, komunikasi, perabotan, perlengkapan, peralatan dan juga mesin yang akan digunakan sebagai sarana kerja personil kantor. Selanjutnya fungsi pengendalian atau controling berfungsi untuk mengendalikan kualitas pekerjaan kantor, waktu, metode dan standarisasi, biaya, perlengkapan dan dokumentasi.

Dari materi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan utama dari manajemen perkantoran tidak lain adalah untuk memberikan pelayanan kantor terhadap semua elemen kantor yang membutuhkan pelayanan. Sedangkan fungsi dari manajemen perkantoran adalah merencanakan (planing), mengorganisasikan (organizing), mengarahkan (actuating) dan mengendalikan (controling) seluruh elemen kantor baik personil maupun peralatan kantor.

Semoga Bermanfaat

Pengelolaan Perpustakaan Digital untuk Sekolah

Latar Belakang

Permasalahan yang sering muncul dimasa teknologi saat ini berkumpul pada pendidikan. Rendahnya kualitas pendidikan di sekolah pada setiap jenjang dan satuan pendidikan dianggap sebagai salah satu permasalahan yang ada di Indonesia. Kualitas/mutu pendidikan perlu dipertanyakan. Berbagai usaha dilakukan dalam meningkatkan mutu atau kualitas pendidikan. Usaha-usaha  yang dilakukan, misalnya meningkatkan kompetensi guru melalui berbagai pelatihan, pengembangan kurikulum, perbaikan sarana dan prasarana pendidikan, pengadaan buku dan alat pengajaran.
Mutu pendidikan tidak dapat mengalami peningkatan secara merata, salah satu faktor penyebabnya adalah kurangnya keseimbangan dalam memperhatikan input, proses, dan output pendidikan. Dalam input pendidikan terdapat sarana prasarana pendidikan, pendidik, peserta didik, buku, serta media pembelajaran yang terpenuhi, mutu pendidikan sebagai outout akan terpenuhi secara baik dengan didukung oleh proses pendidikan. Input pendidikan (Rohiat, 2010) seperti manajemen dalam layanan khusus yang memiliki tugas untuk mendukung keberhasilan proses belajar mengajar. Keberhasilan belajar tersebut di antaranya harus ditunjang dengan pusat sumber belajar, pusat kesehatan sekolah, bimbingan konseling, dan kantin sekolah. Untuk keberhasilan yang ditunjang dengan pusat sumber belajar dapat dilakukan dengan mendirikan layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan yang dapat memotivasi minat belajar peserta didik berupa layanan perpustakaan yang berbasis digital. Layanan perpustakaan digital tersebut membutuhkan manajemen yang dapat mengatur, mengelola, mengawasi, mengevaluasi segala bentuk kegiatan keperpustakaan.
Manfaat yang diperoleh dari perpustakaan digital, misalnya sebagai sarana informasi, sarana rekreasi, sebagai sumber kegiatan belajar mengajar disekolah. Perkembangan pemanfaatan dari perpustakaan digital dapat membantu pengembangan kualitas pendidikan atau sekolah. Dalam pembanguanan kualitas sebuah sekolah dapat terbangun secara baik bila dikendalikan secara optimal.
Manajemen Perpustakaan Digital
Perpustakaan menurut Kaluge merupakan suatu ruangan atau tempat yang berisi bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku yang diatur dan diklasisikasikan menurut siatem atau aturan tertentu untuk digunakan oleh pembacanya. Sedangkan manajemen sendiri menurut Lee (Manulang, 2008) adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasi, penyunsunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Perpustakaan digital menurut Sismanto (Subrata, 2009) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tersebut melalui perangkat digital. Dari berbagai pengertian yang diuraikan diatas dapat dicapai bahwa manajemen perpustakaan digital adalah suatu seni manajemen dalam sistem layanan dan objek informasi melalui perangkat digital.
Manajemen perpustakaan digital dalam dilingkungan sekolah dapat diterapkan secara terstruktur. Dimana penyelenggaraan manajemen perpustakaan digital sesuai dengan pengelolaan yang dapat direncanakan. Perencanaan yang ada dalam pengelolaan perpustakaan digital yaitu (1) menentukan siapa yang menjadi sasaran dari perpustakaan digital, (2) penetapan tujuan yang akan dicapai secara maksimal, (3) Penentuan lokasi gedung atau ruangan dari perpustakaan digital, (4) Pengadaan perabotan dan perlengkapan, serta perangkat digital, (5) penentuan personalia perpustakaan digital, (6) bagaimana sistem pelayanan perpustakaan digital yang ada disekolah?
Dalam manajemen perpustakaan digital, selain pengelolaan juga perlu implementasi perpustakaan digital yang efektif dan efisien. Secara umum, implementasi program perpustakaan terhadap kegiatan belajar-mengajar dapat diidentifikasi menurut Kusmintardjo (1992) sebagai berikut:

1. Membantu menumbuhkan dan mengembangkan aktivitas anak.

Pertumbuhan dan perkembangan aktivitas anak dapat terjadi jika anak merasa dapat mengikuti (secara phisik dan psikhis) kegiatan belajar mengajar yang dilaksanakan di sekolah itu. Untuk dapat mengikuti kegiatan belajar-mengajar terutama untuk bidang studi yang sifatnya lebih banyak kognitif dan efektif, maka perlu tersedianya suatu resources yang memungkinkan anak tersebut selalu merasa aktual. Pada resources inilah (yang bisa berupa bahan pustaka) anak dapat berlomba untuk selalu siap mengikuti materi yang disampaikan. Media untuk dapat selalu siap inilah yang diamksudkan dengan tumbuh dan berkembangnya aktivitas anak.

1. Menurunkan kadar ketergantungan siswa pada guru.

Perpustakaan yang lengkap koleksinya dan terkelola dengan baik, bila dimanfaatkan secara optimal akan dapat membuat siswa tidak terlalu tergantung kepada guru. Siswa akan berpandangan bahwa guru bukan satu-satunya sumber belajar. Pendekatan CBSA atau Student Active Learning dalam kegiatan belajar mengajar menunutut siswa lebih aktif mempelajari dan menyelesaikan tugas-tugas secara mandiri. Disinilah letak peran perpustakaan sekolah sebagai resources yang akhirnya dapat mengurangi ketergantungan siswa kepada guru. Guru berperan sebagai fasilitator, walaupun masih harus sebagai sumber utama yang terpercaya.

1. Efisiensi dan efektivitas dalam upaya pencapaian tujuan pengajaran.

Tujuan pengajaran yang dirumuskan dengan baik dan benar, selayaknya diupayakan pencapaiannya secara maksimal. Pemaksimalan pencapaian tujuan pengajaran tersebut dapat dilakukan antara lain dengan menyediakan dan pelayanan perpustakaan yang memadai. Di perpustakaan sekolah siawa dapat melengkapi pemahamannya tehadap materi yang disampaikan guru sehingga tujuan pengajaran menjadi relatif lebih mudah untuk dicapai siswa.
Dalam implementasi perpustakaan digital dapat ditambahkan dengan memberikan pengetahuan atau fasilitas dengan perangkat digital. Perangkat digital yang secara pengetahuan dapat membuat peserta didik menjadi lebih efektif dan efisien terhadap mencari pengetahuan, informasi dan mengerjakan tugas-tugas.
Setelah implementasi, langkah selanjutnya perlu pemeliharaan dan pengawasan dalam manajemen perpustakaan digital agar sesuai dengan arah tujuan dan tepat sasaran. Pengawasan dapat dilakukan oleh personil yang ada dalam perpustakaan digital disekolah termasuk kepala sekolah. Untuk pemeliharaan tentunya dapat dilakukan oleh seluruh pihak sekolah harus ikut turun membatu pemeliharaan perpustakaan digital agar tetap terstruktur. Dari pengawasan dan pemeliharaan dapat dilakukan pengevaluasian apakah perpustakaan digital di sekolah berjalan sesuai dengan tujuan dan mampu mengembangkan kualitas sekolah.
Manajemen perpustakaan digital di sekolah merupakan suatu usaha yang dapat menumbuhkan motivasi belajar peserta didik dalam memperoleh pengetahuan secara teknologi. Dengan demikian manajemen perpustakaan digital secara tidak langsung dapat mengembangkan kualitas peserta didik yang menggunakannya.
Kualitas Sekolah
Kualitas atau mutu pendidikan tidak bisa diperoleh dengan instan. Dalam memperoleh sebuah kualitas pendidikan perlunya perencanaan yang matang terlebih dahulu. Sebuah kualitas dapat menjadi bagian dalam strategi sebuah institusi yang dalam meraihnya perlu pendekatan yang sistematis. Bagian dari upaya dalam meningkatkan mutu yaitu dengan perencanaan yang strategis.
Input, proses dan output pendidikan merupakan cakupan dari kualitas atau mutu dari sebuah pendidikan. Sebuah mutu atau kualitas (Rohiat, 2010) sendiri dapat diartikan sebagai gambaran dan karakteristik  menyeluruh dari barang atau jasa yang menunjukkkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang diharapkan atauyang tersirat.
Dalam pendidikan yang perlu dipertimbangkan dalam mengembangakan kualitas pendidikan salah satunya adalah input dari pendidikan. Input (Rohiat, 2010) dapat didefinisikan sebagai segala hal yang harus tersedia karena dibutuhkan untuk berlangsungnya proses. Segala hal yang dimaksud meliputi sumber daya dan perangkat lunak serta harapan-harapan sebagai pemandu bagi berlangsungnya proses. Input sumber daya, meliputi sumber daya manusia (kepala sekolah, guru-termasuk guru BP-, karyawan, siswa) dan sumber daya selebihnya (peralatan, perlengkapan, uang, bahan, dsb). Input perangkat lunak meliputi struktur organisasi sekolah, peraturan perundang-undangan, deskripsi tugas, rencana, program, dsb.
Input yang sudah terpenuhi dapat dilanjutkan dengan proses pendidikan yang efektif dan efisien. Kejadian berubahnya sesuatu menjadi sesuatu yang lain adalah pengertian dari proses pendidikan. Dalam lingkup sekolah proses pendidikan meliputi pengambilan keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, proses belajar mengajar serta proses monitoring, dan evaluasi. Dari lingkup proses pendidikan yang harus diutamakan adalah proses belajar mengajar dari pada lingkup yang lain.  Proses dikatakan bermutu tinggi oleh Rohiat apabila pengkoordinasi dan penyerasian serta pmaduan input sekolah (guru, siswa, kurikulum, uang, peralatan, dsb) dilakukan secara harmonis dan terpadu sehingga mampu menciptakan situasi pembelajaran yang menyenangkan (enjoyable learning), mendorong motivasi dan minat belajar, dan benar-benar mampu memperdayakan peserta didik.
Output merupakan suatu hasil dari proses. Sedangkan output pendidikan merupakan prestasi sekolah yang dihasilkan dari proses/ perilaku sekolah, inovasi, kualitas kehidupan kerja dan moral kerjanya (Rohiat, 2010). Sebuah sekolah dapat dikatakan bermutu tinggi didapat dari output sekolah yang mutunya tinggi juga. Mutu atau kualitas yang tinggi berupa prestasi sekolah yang menunjukakan pencapaian yang tinggi dalam prestasi akademik (nilai pencapaian ketuntasan kompetensi, UNAS), non akademik (kesenian, kesopanan, keterampilan dsb). Mutu sekolah dipengaruhi oleh banyak tahapan kegiatan yang saling berhubungan (proses) seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
Manajemen Perpustakaan Berbasis Digital dalam Membangun Kualitas Sekolah
Secara umum, implementasi program perpustakaan digital terhadap kegiatan belajar mengajar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam upaya pencapaian tujuan pengajaran. Tujuan pengajaran yang dirumuskan dengan baik dan benar, selayaknya diupayakan pencapaiannya secara maksimal. Pemaksimalan pencapaian tujuan pengajaran tersebut dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dan pelayanan perpustakaan  yang memadai. Dengan adanya pengelolaan perpustakaan digital yang lebih maju akan membantu siswa dalam pengaksesan sumber buku yang dicari dengan mudah, sehingga siswa dapat memenuhi keinginanya dengan cepat dan mudah.
Tujuan perpustakaan digital menurut Association of Research Libraries (ARL) tahun 1995, adalah sebagai berikut: Untuk melancarkan pengembangan yang sistematis tentang cara mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan dalam format digital, untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien di semua sektor, untuk mendorong upaya kerjasama yang sangat mempengaruhi investasi pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi, untuk memperkuat komunikasi dan kerjasama dalam penelitian, perdagangan, pemerintah, dan lingkungan pendidikan, untuk mengadakan peran kepemimpinan internasional pada generasi berikutnya dan penyebaran pengetahuan ke dalam wilayah strategis yang penting, untuk memperbesar kesempatan belajar sepanjang hayat.
Manajemen perpustakaan berbasis digital memiliki manfaat dalam proses dimana manfaatnya yaitu dijelaskan oleh Bafadal dalam manfaat perpustakaan sekolah, baik yang diselenggarakan di tingkat sekolah dasar, menengah, maupun perguruan tinggi.

1. Perpustakaan sekolah dapat menimbulkan kecintaan murid-murid terhadap membaca.
2. Perpustakaan sekolah dapat memperkaya pengalaman belajar murid-murid.
3. Perpustakaan sekolah dapat menanamkan kebiasaan membaca.
4. Perpustakaan sekolah dapat mempercepat penguasaan teknik membaca.
5. Perpustakaan sekolah dapat melatih murid-murid ke arah tanggung jawab.
6. Perpustakaan sekolah dapat memperlancar murid-murid dalam menyelesaikan tugas-tugas sekolah.
7. Perpustakan sekolah dapat membantu guru-guru menemukan sumber-sumber pengajaran.
8. Perpustakaan sekolah dapat membantu murid-murid, guru-guru, dan anggota staf sekolah dalam mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Semua manfaat yang ada diatas dapat ditemukan dalam proses pendidikan, terutama dalam proses belajar mengajar. Selain itu pemanfaatan perpustakaan berbasis digital di peroleh untuk dapat membantu peserta didikan dalam pengembangan motivasi belajar. Dalam pengembangan belajar peserta didik mampu juga mengembangkan potensi atau keterampilan yang dimiliki. Pengembangan potensi yang membawa keberhasilan baik dalam akademik maupun nonakademik masing-masing peserta didik. Selain itu tidak ketergantungan kepada guru sebagai fasilitator yang dapat dipercaya oleh peserta didik.
Motivasi belajar peserta didik melalui perpustakaan digital mampu membangun prestasi sekolah, dimana sebuah sekolah yang prestasinya tinggi akan membangun kualitas sekolah yang baik pula. Dengan begitu perpustakaan digital terus diawasi, dipelihara, dikelola secara terus menerus sebagai salah satu aspek pengembangan kualitas sekolah yang berpotensi tinggi.
Pengendalian mutu (Danim, 2010) adalah sebuah proses atau rangkaian proses yang dirancang untuk menetapkan standar mutu yang ditetapkan, yang akan memenuhi harapan pelanggan; menilai apakah produk, layanan, proses, atau sistem sesuai dengan yang standar, dan identifikasi ada kesenjangan, ketidaksesuaian, atau kegagalan untuk memenuhi standar. Pengendalian mutu dalam manajemen perpustakaan berbasis digital dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Sebuah pengendalian mutu dalam manajemen perpustakaan digital dapat mengatur bagaimana tujuan, sasaran tercapai dengan baik.
Setelah adanya pengendalian mutu perlu penjaminanan mutu. Penjaminan mutu (Danim, 2010)  sendiri adalah sebuah proses yang memenuhi kriteria spesifik sesuai dengan standar kebutuhan dan harapan siswa sebagai subjek inti pembelajaran. Proses itu mengikuti pedoman dan prosedur yang dirancanng khusus untuk mencapai tingkat mutu yang diinginkan dengan hasil belajar yang terukur. Selain hasil belajar tentu peningkatan prestasi peserta didik, peningkatan perkembangan perpustakaan digital serta kualitas sekolah juga terpenuhi secara baik.
Dalam perkembangan kualitas sekolah dapat diwujudkan melalui adanya dukungan dari peserta didik yang memiliki prestasi yang mencolok. Selain itu prestasi peserta didik dapat didorong melalui perkembangan informasi secara teknologi melalui perangkat digital dengan manajemen yang terselenggara dengan baik.
Kesimpulan dan Saran
Kualitas sekolah dapat diperoleh dari prestasi sekolah yang berpotensi untuk usaha membangun. Prestasi sekolah berupa prestasi peserta didik dalam proses belajar mengajar melalui perangkat pendukung (berupa perangkat digital dalam perpustakaan sekolah).
Dengan perpustakaan digital di sekolah dengan penerapan dan implementasi yang optimal akan dapat mengembangkan kualitas sekolah dengan manfaat serta dapat ikut mencerdaskan anak bangsa karena perpustakaan digunakan sebagai sarana memperoleh informasi untuk dasar mengembangkan ilmu pengetahuan. Selain itu diharapkan kepada pemerintah agar lebih memperhatikan perpustakaan karena dapat dijadikan sebagai pembelajaran alternative diluar sekolah dan pengembangan kualitas sekolah di Indonesia.

Daftar Pustaka

Kusmintardjo. 1992. Pengelolaan Layanan Khusus di Sekolah (Jilid II). Malang: IKIP Malang.
Bafadal, Ibrahim. 2011. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara.
Danim, Sudarwan dan Danim, Yunan. 2010. Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas. Bandung: Pustaka Setia.
Manullang, .M. 2008. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gajah Mada Unyversity Press.
Rohiat. 2010. Manajemen Sekolah. Bandung: Retika Aditama
Subrata, Gatot. 2009. Perpustakaan Digital. http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf Diakses tanggal 11 Maret 2012
Sismanto. 2007. Sinopsis Manajemen Perpustakaan Digital.  http://mkpd.wordpress.com/2007/05/21/sinopsis-manajemen-perpustakaan-digital/ Diakses tanggal 11 Maret 2012

Makalah Manajemen Perpustakaan Lengkap Terbaru

BAB I

PENDAHULUAN

    A.    Latar Belakang

Perpustakaan sekolah pada saat ini bisa dikatakan “hidup segan, mati pun tak mampu”, sebab jika kita lihat kondisinya seperti tidak terurus, artinya bahwa perpustakaan sekolah masih belum dikelolah secara profesioanal. Bahkan banyak sekolah yang belum mempunyai perpustakaan padahal perpustakaan sangat diperlukan didalam suatu lembaga pendidikan tertentu.

Dari kondisi tersebut, sesungguhnya perpustakaan sekolah masih membutuhkan banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, baik dari lingkup internal maupun dari luar sekolah. Dukungan dapat berupa material maupun yang bersifat immaterial. Kondisi perpustakaan yang memprihatinkan itu diperparah lagi dengan belum dikelolahnya dengan baik, ditambah minimnya petugas perpustakaan lagi dengan belum dikelolahnya dengan baik, ditambah minimnya petugas perpustakaan dimasing-masing sekolah yang profesional.

    B.     Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas maka dapat disimpulkan beberapa rumusan masalah yang akan dibahas didalam makalah ini, meliputi:

1.      Bagaimana pengetian manajemen perpustakaan ?

2.      Bagaimana cara mengetahui dan memahami pengembangan koleksi ?

3.      Bagaimana upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi pemberian pinjaman dalam meningkatkan minat baca siswa ?

4.      Bagaimana upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi ruang baca ?

    C.     Tujuan Pembahasan Masalah

Dalam penyusunan makalah ini, penulis mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1.      Untuk mengetahui pengetian manajemen perpustakaan.

2.      Untuk mengetahui cara pengembangan koleksi.

3.      Untuk memahami upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi pemberian pinjaman dalam meningkatkan minat baca siswa..

4.      Untuk mengetahui upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi ruang baca.

BAB I

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Pengembangan Manajemen Perpustakaan

        Banyak ahli yang telah mengupas makna dari istilah manajemen. Menurut samsudin, kata manajemen berasal dari bahasa inggris yaitu management yang berarti mengatur atau mengelolah. James F.Stoner menyebutkan bahwa manajemen adalah proses perencanaan,pengorganisasian,pengarahan, dan pengawasan para anggota dan sumberdaya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ibrahim bafadal menerangkan bahwa pemahaman perpustakaan secara umum adalah dasar memahami perpustakaan sekolah. Sebab, perpustakaan sekolah adalah bagian dari perpustakaan secara umum.

Perpustkaan dalam Kamus Besar Indonesia berasal dari kata pustaka yang berarti kitab,buku, atau buku primbon. Sebagai sebuah istilah perpustakaan sendiri dalam KBBI artinya tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan lainnya. Atau arti yang kedua, yaitu koleksi buku, majalah, dan bahan kepustukaan lain yang disimpan untuk dibaca, diplajari, dan dibicarakan.

Menurut Sulistyo Basuki, perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya. Sedangkan menurut Ibrahim Bafadal, perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelolah bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material), yang diatur  secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya.

Jadi, perpustakaan tidak hanya menyimpan buku, tetapi juga bisa media cetak lainnya seperti majalah, pemflet, laporan, dan  manuskrip atau naskah. Selain itu perpustakaan juga bisa berisi berbagai karya audiovisual seperti film, slide, kaset, dll.

Jadi, pengertian dari manajemen perpustakaan sekolah adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pelaporan guna mencapai tujuan penyelenggaraan perpustakaan sekolah. 

B.     Pengembangan Koleksi

          Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama (pilar) sebuah perpustakaan. Oleh karena koleksi perpustakaan akan memberikan ciri dan warna sebagai berikut :

Memberikan ciri sebagai jenis perpustakaan yang dibentuk. Misalnya perpustakaan umum, koleksinya mencangkup semua disiplin ilmu dan dimaksudkan untuk dipakai oleh smua lapisan masyarakat, sehingga penekanannya terletak pada variasi jeniskoleksi.

          Pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan. Sumber-sumber informasi tersebut harus dikembangkan sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang dilayani.

Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan kebijakan pengembangan koleksi. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Tanpa adanya kebijakan tertulis, kesalah pahaman akan terjadi sehingga pengembangan koleksi yang mutakhir dan relevan tidak akan terpenuhi.

         Pada akhirnya pengembangan koleksi bertujuan untuk 1. Menambah jumlah, 2. Meningkatkan dan jenis bahan bacaan serta, 3. Meningkatkan mutunya sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai. Pada sisi yang lain jika koleksi terus bertambah, sedangkan ruangan, rak dan tempat menyimpan tidak dikembangkan, maka pada suatu saat nanti perpustakaan akan penuh. Koleksi yang sudah relatif lama dan tidak terpakai lagi sebaiknya didata dan di tata kembali. Untuk menghindari keadaan yang demikian, maka dalam kegiatan pengembangan koleksi harus disertai kegiatan penyiangan. Untuk memisahkan koleksi yang kada luarsa, rusak,dan tidak terpakai lagi, dikeluarkan dari jajaranya di rak buku, dan tempatnya dipergunakan untuk koleksi yang baru.

C.    Upaya Pengelolaan Perpustakaan Sekolah dari Segi Pemberian Pinjaman

        Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga perlu diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efisien dan efektif. Pengetahuan dasar dalam mengeola perpustakaan agara berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu pepustakaan. Oleh karena itu,  dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar mereka yang terlibat dalam suatu perpustakaan melakukan tugas dan pekerjaan yang benar dengan cara yang benar. Yang mempunyai tugas untuk memberikan pinjaman dalam perpustakaan yakni pustakawan. Pustakawan atau librarian adalah  seorang tenaga kerja bidang perpustakaan yang telah memiliki pendidikan ilmu perpustakaan, baik melalui pelatihan, kursus, seminar, maupun dengan kegiatan sekolah formal. Pustakawan ini orang yang bertanggung jawab terhadap gerak maju roda pepustakaan. Maka, diwilayah Pegawai Negeri Sipil (PNS), pustakawan termasuk ke dalam jabatan fungsional. Secara umum, kata pustakawan merujuk para kelompok atau perorangan dengan karya atau profesi di bidang dokumentasi, informasi, dan perpustakaan

Pengembangan daya atau kekuatan pustakawan biasanaya diperoleh dari kualitas layanan kepada pihak lain, dan itu memang harus dipisahkan dengan harga diri. Maka, yang perlu dilakukan adalah kerjasama, konsultasi, peningkatan, pengelolaan, keramah-tamahan, dan kesabaran. Sepintas seperti metode klasik, tetapi sebenarnya ini adalah dasar mengubah pustakawan yang cenderung pasif menjadi lebih aktif karena nampaknya pendekatan ini adalah pendekatan lokal (budaya) yang sudah dipahami bersama.

D.    Upaya Pengelolaan Perpustakaan Sekolah dari Segi Ruang Baca

Dari Segi Ruang Baca

Gedung perpustakaan merupakan sarana yang amat penting dalam penyelenggarakan perpustakaan. Dalam gedung itulah segala aktivitas dan program perpustakaan dirancang dan diselenggarakan. Pembangunan gedung perpustakaan perlu memperhatikan factor-faktor fungsional dari kegiatan perpustakaan. Memang secara umum gedung perpustakaan sama dengan gedung lainnya, yang membedakan adalah gedung perpustakaan merupakan sarana yang berfungsi sebagai fasilitas layanan, untuk itu gedung perpustakaan harus memperhatikan kemudahan arus pergerakan manusia sebagai pengguna (user) perpustakaan. Maka, perlu diperhatikan bagaimana ruangan itu didesain antara lain;

a)      Nilai Sebuah Ruang Perpustakaan

Ruangan perpustakaan bukan sekedar sekat yang memisahkan ruang satu dengan ruang yang lainnya. Penataan ruangan perpustakaan perlu dilakukan secara hati-hati dan mempertimbangkan berbagai aspeknya. Perpustakaan merupakan kegiatan yang berorientasi pada pelayanan dalam bentuk jasa, dan orang yang datang memanfaatkannya biasanya secara sukarela. Untuk dapat memikat perhatian mereka agar mau datang ke perpustakaan, salah satu cara yang bisa dilakukan adalah memalui penataan ruangan yang menarik dan fungsional. Tentunya, pandangan ini dilihat dari kepentingan pemakai perpustakaan sehingga maksud melayani pengguna (user) dapat dilakukan secara optimal karena memang telah mempertimbangkan kesesuaian fungsinya.

b)      Aspek Penataan Ruangan

Agar menghasilkan penataan ruangan perpustakaan yang optimal serta dapat menunjang kelancaran tugas perpustakaan sebagai lembaga pemberi jasa, sebaiknya pustakawan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1)   Aspek Fungsional

Artinya, penataan harus mampu mendukung kinerja perpustakaan secara keseluruhan, baik bagi petugas maupun bagi pengguna perpustakaan. Penataan yang fungsional dapat tercipta jika antar-ruangan mempunyai hubungan yang fungsional sehingga arus barang (bahan pustaka) dan peralatan lainnya serta arus dan pergerakan pengguna perpustakaan dapat mengalir dengan lancar. Antar-ruang saling mendukung sehingga betul-betul tercipta fungsi penataan ruang secara optimal.

2)   Aspek Psikologis Pengguna

Artinya, penataan rungan bisa mempegaruhi aspek psikologi pengguna. Dilihat dari aspek ini, tujuan penataan ruangan adalah agar pengguna perpustakaan bisa nyaman, leluasa bergerak di perpustakaan, dan merasa tenang. Kondisi ini dapat diciptakan melalui penataan ruangan yang harmonis dan serasi, termasuk dalam hal penataan perabot perpustakaan. Pilihan warna didinding juga dapat mempengaruhi rasa tenang, pilihan warna dasar ruangan hendaknya tidak terlalu tajam dan mencolok. Warna netral sangat menunjang suasana tenang di perpustakaan.

3)   Aspek Estetika

Keindahan penataan ruangan salah satunya bisa melalui penataan ruang dan perabot yang digunakan. Penataan ruangan yang serasi, bersih, dan tenang bisa mempengaruhi kenyamanan pengguna peprustakaan untuk berlama-lama berada di perpustakaan.

4)    Aspek Keamanan Bahan Pustaka

Keamanan bahan pustaka bisa dikelompokkan dalam dua bagian. Pertama, factor keamanan bahan pustaka akibat kerusakan secara alamiah; dan kedua, factor kerusakan akibat manusia. Penataan ruangan harus memperhatikan kedua factor tersebut. Masuknya sinar matahari dengan panas yang cukup tinggi secara langsung keruangan baik untuk dihindari, apalagi langsung mengenai koleksi. Hal ini perlu didesain sesuai tingkat kebutuhan tersebut. Begitu pula desain untuk hal pengawasan yang dapat mengantisipasi kerusakan karena factor manusia.

Sehingga ini adalah gerakan yang positif yang perlu ditangkap oleh perpustakaan sebagai tuntutan perpustakaan yang kreatif dan imajinatif. Cara ini akan menjadi solusi menciptakan desain ruangan perpustakaan yang kreatif.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.    Pengertian Pengembangan Manajemen Perpustakaan

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama (pilar) sebuah perpustakaan. Oleh karena koleksi perpustakaan akan memberikan ciri dan warna sebagai Jadi, perpustakaan tidak hanya menyimpan buku, tetapi juga bisa media cetak lainnya seperti majalah, pemflet, laporan, dan  manuskrip atau naskah. Selain itu perpustakaan juga bisa berisi berbagai karya audiovisual seperti film, slide, kaset, dll.

2.    Pengembangan Koleksi

          Pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan. Sumber-sumber informasi tersebut harus dikembangkan sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang dilayani.

Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan kebijakan pengembangan koleksi. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Tanpa adanya kebijakan tertulis, kesalah pahaman akan terjadi sehingga pengembangan koleksi yang mutakhir dan relevan tidak akan terpenuhi.

3.    Upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi pemberian pinjaman

        Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga perlu diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efisien dan efektif.

4.    Upaya pengelolaan perpustakaan sekolah dari segi ruang baca

Dari Segi Ruang Baca

Gedung perpustakaan merupakan sarana yang amat penting dalam penyelenggarakan perpustakaan. Dalam gedung itulah segala aktivitas dan program perpustakaan dirancang dan diselenggarakan. Pembangunan gedung perpustakaan perlu memperhatikan factor-faktor fungsional dari kegiatan perpustakaan.