Pengertian, Jenis dan Fungsi Komunikasi Perkantoran, serta Komunikasi Yang Efektif

Kali ini kita akan membahas materi tentang manajemen perkantoran. Diantaranya yaitu pengertian manajemen, pengertian kantor, pengertian manajemen perkantoran, fungsi dan juga tujuan dari manajemen perkantoran itu sendiri. Langsung saja kita simak materi yang ada dibawah ini.

1.     Pengertian Manajemen

    a.     Manajemen sebagai individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab untuk menganalisis, merumuskan keputusan dan memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat menghubungkan organisasi.

     b.     Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian masukan suatu organisasi melalui perencanaan, pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi serta memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat tercapai.

     c.      Manajemen sebagai kegiatan dan pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu lingkungan melalui fungsi-fungsinya.

Manajemen menurut bahas berarti pengelolaan, ketatalaksanaan atau tata pimpinan. Sedangkan secara istilah, manajemen memiliki arti sebagai proses pemanfaatan segala sumberdaya melalui bantuan orang lain dan bekerja sama dengannya agar tujuan bersama dapat tercapai secara efktif, efisien dan produktif. Perlu kita ketahui bahwa manajemen bukan hanya tentang mengatur orang, akan tetapi juga mengatur kebutuhan orang tersebut. Demikian adalah pengertian dari manajemen.

2.     Pengertian Kantor

Kantor secara statis diartikan sebagai tempat. Sedangkan secara dinamis, kantor diartikan sebagai proses. Kemudian secara fungsionalis, kantor adalah sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau kegiatan manajerial dan fasilitatif. Kantor adalah  tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, atau mendistribusikan dan menyampaikan data atau informasi.

Kantor dapat bertindak sebagai pusat syaraf administrasi dan kebijaksanaan, sebagai perantara satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan, sebagai tempat penyelesaian persoalan, sebagai koordinator dan juga sebagai penghubung dengan masyarakat.

3.     Pengertian Manajemen Perkantoran

Sedangkan pengertian manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan organisasi. Rangkaian aktivitas tersebut tentunya harus sesuai dengan tujuan organisasi yang telah disepakati sebelumnya. Manajemen perkantoran sendiri digunakan untuk memudahkan manajer dalam mengendalikan dan juga mengawasi kinerja para karyawan. Selain itu, manajemen perkantoran juga digunakan sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien.

4.     Tujuan Manajemen Perkantoran

Ada lima tujuan dari manajemen perkantoran. Diantaranya adalah dijelaskan sebagai berikut.

a. Memberikan informasi mengenai data lembaga kepada seluruh personil kantor.

b.    Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang sesuai.

c.    Memelihara ketahanan perusahaan dari persaingan dengan perusahaan lain.

d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan secara efektif kepada para pelanggan atau mitra kerja.

e. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.

Demikian adalah tujuan dari manajemen perkantoran dalam kaitannya dengan pengelolaan organisasi dan juga elemen-elemennya. Tujuan utama dari manajemen perkantoran tidak lain adalah untuk memberikan pelayanan kantor terhadap semua elemen kantor yang membutuhkan pelayanan. Selain itu, tujuannya adalah untuk mempermudah manajer dalam mengelola perusahaannya, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

5.     Fungsi Manajemen Perkantoran

Secara umum, manajemen perkantoran memiliki empat fungsi sesuai dengan rumus dasar dari ilmu manajemen. Yaitu merencanakan (planing), mengorganisasikan (organizing), mengarahkan (actuating) dan mengendalikan (controling). Fungsi merencanakan atau planing mencakup merencanakan gedung, tata suara, tata warna, tata ruang kantor, ventilasi, penerangan perlengkapan dan juga anggaran untuk mengadakan rencana tersebut. kemudian fungsi mengorganisasikan atau organizing yaitu pengorganisasian faktor-faktor fisik dalam kantor dan pengorganisasian biaya perkantoran.

Selain itu, fungsi mengarahkan atau actuating mencakup pengarahan ruang kantor, komunikasi, perabotan, perlengkapan, peralatan dan juga mesin yang akan digunakan sebagai sarana kerja personil kantor. Selanjutnya fungsi pengendalian atau controling berfungsi untuk mengendalikan kualitas pekerjaan kantor, waktu, metode dan standarisasi, biaya, perlengkapan dan dokumentasi.

Dari materi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan utama dari manajemen perkantoran tidak lain adalah untuk memberikan pelayanan kantor terhadap semua elemen kantor yang membutuhkan pelayanan. Sedangkan fungsi dari manajemen perkantoran adalah merencanakan (planing), mengorganisasikan (organizing), mengarahkan (actuating) dan mengendalikan (controling) seluruh elemen kantor baik personil maupun peralatan kantor.

Semoga Bermanfaat