Pengertian Manajemen Perkantoran - Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.

a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)

b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)

c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

Tata suara

Tata warna

Tata ruang kantor

Ventilasi

Penerangan/cahaya

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

Anggaran (Budgeting) perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

Kualitas pekerjaan kantor

Waktu pekerjaan kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

Biaya perkantoran

Alat perlengkapan dan perabotan kantor

Pelayanan kantor

Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

Faktor lingkungan tetangga.

Faktor dekat.

Faktor harga.

Faktor dekat labour market.

Faktor jalan keluar masuk pegawai.

Faktor keamanan.

b. Gedung

Dapat memberikan fasilitas.

Menjamin kesehatan

Berkesan yang baik.

Fleksibel.

Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

3. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.

Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.

Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.

Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.

Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .

Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.

Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil

STRATEGI internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya .

Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator (office manager ).

URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN

Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain :

Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan

Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah

Efisiensi perusahaan
Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
Membangun image positif perusahaan

PENGERTIAN MANAJEMEN

Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.

Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.

Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)

Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.
Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konveksi.
Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.
Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :

Menetapkan standar prestasi
Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha (TU).

Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang kondusif.

Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi :

Perencanaan

Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.

Pengorganisasian

Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.

Pengarahan

Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pengawasan

Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien

Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :

Hardware (perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor, perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
Software (perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan kerja dan lain-lain.
Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian perkantoran.

Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :

Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.

Kegiatan manajemen perkantoran :

Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian).

SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR

Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.

Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :

Pengorganisasian kantor
Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
Produk-produk perkantoran
Peralatan kerja kantor
Lingkungan kerja kantor

ORGANISASI KANTOR

Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar fungsi – fungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat stuktur organisasih harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu.

struktur organisasi kantor

Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

Merumuskan tujuan usaha
Analisis pekerjaan kantor
Pembagian tugas

Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat dipengaruhi oleh :

Apa jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi yang berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan berbeda.
Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran
Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu organisasi akan sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari bagian perkantoran

Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :

Analisis sistem
Pemroses data
Pemroses kata
Jasa kantor

Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :

Fasilitas fisik
Services
Pengawasan kantor
Personil kantor

PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan desentralisasi.

Sentralisasi

Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip.

Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :

Pengawasan administrasi lebih mudah
Penggunaan peralatan lebih optimal
Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan
Metode kerja dapat diterapkan secara seragam
Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan

Kelemahan sentralisasi adalah :

Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.
Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.

Desentralisasi

Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.

Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :

Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai dengan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
Hemat waktu
Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap pekerjaan yang harus di kerjakan dalam kantor.

Kelemahan desentralisasi adalah :

Pengawasan administrasi kurang optimal
Penggunaan peralatan kurang optimal
Tidak adanya keseragaman kerja

SISTEM KERJA

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari sistem didalam administrasi perkantoran.

Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari sistem.

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.
Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.
Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.

Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang banyak antara lain :

Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar
Hasil kerja menjadi lebih optimal
Efisiensi biaya menjadi lebih baik
Perencanaan kerja lebih mudah
Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
Pengawasan kerja menjadi lebih baik

Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran.

PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR

Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).

Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-masing.

Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :

Merumuskan tujuan
Menetapkan kebijakan-kebijakan
Menetapkan metode yang terbaik
Mendesain prosedur

Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :

Tujuan
Metode yang digunakan
Prosedur yang dilakukan

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

Pekerjaan apa yang akan dikerjakan
Cara atau metode mana yang akan dipakai
Bagaimana urut-urutan mengerjakannya
Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya

PENETAPAN TUJUAN

Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable(dapat dicapai), realistic (masuk akal), dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan administrasi telah mengikuti training.

Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :

Kumpulkan semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan, laporan-laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai pihak.
Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.
Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh terhadap tujuan yang akan ditetapkan.
Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif solusinya.
Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.
Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan.

METODE KERJA

Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut. Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat kecepatannya atau tingkat efisiensinya.

Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan menggunakan metode kerja yang sama.

PROSEDUR KERJA

Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan . prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :

Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

EVALUASI PROSEDUR

Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.

Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :

Prosedur dipertahankan
Prosedur disederhanakan
Prosedur diperbaiki

PENYEDERHANAAN

Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.

Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan meliputi :

Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.
Mencatat seri nota dalam buku besar.
Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.
Mencatat lokasi pengiriman barang
Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip

PERBAIKAN PROSEDUR

Langkah-langkah perbaikan prosedur :

Temukan permasalahannya
Kumpulkan data-data pendukung
Temukan prosedur yang lebih baik
Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik
Jika sudah lebih baik lalu bakukan

Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :

Lakukan perubahan secara bertahap.
Lihat situasi dan sikap karyawan.
Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.
Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur

STANDAR KERJA

Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para pegawai kantor.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :

Standar kerja harus spesifik dan terukur
Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai
Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan
Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan

INFORMASI MANAJEMEN

Informasi manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah informasi dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi manajer perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian mengolahnya agar berguna bagi bagian lain.

Proses penyediaan manajemen

Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4 tahapan yaitu :

Pengumpulan data. Didalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi.
Penyajian data. Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram sehingga data lebih komunikatif.
Pengolahan data. Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram selanjutnya dilakukan pemrosesan data.
Pendistribusian. Dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna khususnya tingkat manajerial seperti pimpinan puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan selanjutnya akan digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.

Jenis-jenis informasi

Informasi berdasarkan sumbernya :

Informasi internal. Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang berasal dari dalam perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi atau keadaan dari perusahaan
Informasi eksternal. Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari informasi ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita jalankan.

Informasi berdasarkan tujuannya :

Informasi untuk perencanaan. Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan atau penetapan kebijakan kedepan.
Informasi untuk pengendalian. Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional.

Kualitas informasi

Agar pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi harus berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :

Bermakna. Informasi dikatakan bermakna apabila informasi tersebut bermanfaat serta relavan dalam mendukung pengambilan keputusan.
Dapat dipercaya. Untuk menjadi sebuah informasi tahapan sebelumnya adalah berupa data lalu diproses dengan alat analisis statistik.
Tepat waktu. Informasi dianggap berkualitas jika waktunya tepat.
Mudah dipahami. Sebuah informasi harus komunikatif agar mudah dipahami opleh pengguna informasi.

SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan tersebut.

Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan dalam mengendalikan hasil kerja dan para karyawan.

KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal antara lain :

Meningkatkan produktivitas kerja
Pemecahan masalah lebih cepat
Arus kerja menjadi lebih lancar
Mengurangi konflik antar karyawan
Merupakan marketing internal yang sangat efektif
Meningkatkan citra profesional
Meningkatkan kepuasan kerja
Hubungan kerja menjadi lebih baik

Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan

Komunikasi lisan

Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan internet.

Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :

Menangani telepon
Nada suara
Menerima telepon
Mendengar aktif
Etika telepon
Teleconference

Sikap berkomunikasi

Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :

Sikap dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu dengan menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan orang lain.
Berusaha menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain, penuh perhatian, konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.
Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau mata, sikap tubuh, gerakan tubuh serta busana.
Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat keberhasilan anda dalam komunikasi.
Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap komunikasi lisan

SURAT-SURAT KANTOR

Salah satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana nya antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short message services (sms), laporan atau makalah-makalah.

Bahasa dan penampilan surat

Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :

Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
Kertas dan amplop berkuailitas
Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan

Bentuk dan bagan surat

Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :

Official style (bentuk resmi)
Block style (bentuk lurus)
Full block style (bentuk lurus penuh)
Semi block style (bentuk setengah lurus)

Didalam program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan, brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional, contemporary, dan elegant.

Jenis surat

Surat penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau perorangan yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang tujuannya memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang kapabilitas yang diketahui.
Surat undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu pada waktu tertentu di suatu tempat yang ditetapkan.
Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi pemberitahuanmengenai suatu hal.
Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang hal-hal yang tidak bersifat rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
Surat keputusan adalah surat yang memuat suatu keputusan tertentu yang memuat ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar pertimbangan mengenai keputusan tersebut.
Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan kepada bawahan agar melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah tingkatannya.
Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk langkah-langkah melakukannya.
Surat kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
Surat perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu perjanjian.
Surat perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas keluar kota.
Surat panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang untuk dimintai keterangan.
Surat peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang berisi tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
Surat rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang yang direkomendasikan beberapa kelebihannya.
Berita acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian atau kegiatan yang berlangsung.
Memo adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan sifatnya tidak formal.
Faximile adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
Notulen adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di ringkas atau disimpulkan
Sms (short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat handphone.

MANAJEMEN FORMULIR

Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya.

Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :

Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan sendiri, misalnya order penjualan
Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan, misalnya order pembelian

Tujuan penggunaan formulir

Secara umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir adalah sebagai berikut :

Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran kerja
Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat waktu
Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
Formulir akan menimbulkan image profesional

Desain formulir

Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis. Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi, image perusahaan dan lain-lain.

Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta efisiensi yaitu :

Tujuannya
Cara formulir digunakan
Jumlah kopi yang diperlukan

Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :

Jenis kertas yang digunakan
Jenis tinta
Cetakan
Ukuran
Font
Warna

Prinsip desain formulir

Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :

Menetapkan tujuan formulir
Tentukan informasi tetap serta informasi variabel yang perlu dimasukkan
Buatlah anlisis identifikasi formulir
Sediakan ruang yang cukup untuk data
Bentuk formulir

Pengawasan dan pengendalian formulir

Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :

Agar formulir dapat ditangani dengan efisien
Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin

Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :

Sentralisasi pekerjaan. Tetapkan seseorang yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan semua formulir dari beberapa bagian, sehingga kegiatan pengawasannya terpusat disatu bagian
Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir kantor yang sudah ada membantu perusahaan
Standardisasi. Tindakan pengawasan terakhir dari formulir adalah standardisasi. Setelah dilakukan penelitian secara mendalam dan dipastikan bahwa formulir tersebut adalah yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)

MANAJEMEN KEARSIPAN

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang.

Tujuan pengarsipan

Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.

Jenis arsip

Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

Arsip aktif yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
Arsip pasif yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses.
Arsip abadi yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.

pengorganisasian arsip

Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :

Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara terpusat disatu bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem sentralisasi antara lain :

Memudahkan pengawasan
Layanan yang lebih baik
Adanya keseragaman
Menghemat ruang dan tempat penyimpanan

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :

Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan, sehingga bisa terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen
Kebocoran kerahasian

Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan dimasing-masing bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem desentralisasi antara lain :

Hemat waktu karena letak dokumen dengan pemakai
Kerahasiaan dijaga dengan baik

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :

Pengawasan relatif sulit karena dokumen menyebar dibeberapa bagian.
Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.
Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pekerjaan lain yang beragam.
Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengasrsipan

Kombinasi. Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan mengkombinasikan antara sentralisasi dan desentralisasi.

Perlengkapan arsip

Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama.

Perlengkapan arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler, paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya.

Prosedur pengarsipan

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur penyimpanan.

Prosedur pencatatan dan pengendalian

Pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali.

1. Buku agenda

Adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar.

2. Lembar disposisi

Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut.

3. Kartu kendali

Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat kategori rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali.

Prosedur Penyimpanan

Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa terlebih dahulu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses.

Langkah-langkah penyimpanan antara lain :

Membuat indeks
Dokumen diberi kode
Menyortir
Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label

Sistem pengarsipan

Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :

Sistem abjad
Sistem nomor
Sistem geografis
Sistem subyek
Sistem kronologis

Pemusnahan arsip

Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :

Perajangan
Pembakaran
Pemusnahan kimiawi
Pembuburan

Sebelum dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum acara pemusnahan.

LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat. Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat signifikan. Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang, misalnya seorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna cat dinding atau peralatan kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai.

Warna

Pemilihan warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan warna juga akan mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan penerangan dalam ruang kerja.

Jenis-jenis warna

Warna menyala. Warna menyala seperti merah atau kuning, kuning jika dominan akan menimbulkan ketegangan mata.
Warna kontras. Warna kontras adalah paduan antara kuning dan hitam, oranye dan hijau.
Warna tua. Warna tua menimbulkan rasa tertekan dan terkesan cenderung kotor.
Warna pastel. Warna pastel bersifat cerah, ceria dan menimbulkan kesan bersih.

Penerangan

Penerangan dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :

Produktivitas bertambah
Kualitas pekerjaan lebih baik
Mengurangi kelelahan dan kesalahan
Memberi semangat

Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :

Sinar yang cukup terang, jernih dan tidak menyilaukan
Distribusi atau pemancaran cahaya merata, sehingga tidak ada kontras yang tajam

Sumber penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan (listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber penerangan. Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan adalah lampu pijar, lampu neon atau lampu mercury.

Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem penerangan ruang kerja antara lain :

Sumber cahaya jangan langsung kelihatan oleh mata
Pantulan cahaya tidak berhimpit dengan garis penglihatan
Jika diperlukan cahaya di-screen (disaring)
Posisi tempat kerja tidak segaris dengan pantulan cahaya
Tidak menggunakan perabot yang berkilau

Suara

Dalam perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem operasinya menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara diesel, suara alat ketik dan lain sebagainya.

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :

Menaikkan tekanan darah
Mempercepat denyut jantung
Membuat cepat lelah
Menjadikan emosional
Menurunkan daya tahan tubuh

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :

Melemahkan daya pikir
Sulit konsentrasi
Melemahkan daya hitung
Mengurangi kecepatan kerja
Memperlambat daya tangkap
Bekerja lebih lamban dan banyak kesalahan

Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan kerja dikantor adalah :

Sumber suara dijauhkan dari ruang kantor.
Menggunakan peredam suara
Menggunakan penutup telinga

MUSIK

Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta selera karyawan dalam kantor tersebut.
Secara umum musik dikelompokkan menjadi 2 yaitu yang lembut dan yang penuh semangat.
Ø Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, musik yang cocok adalah musik klasik.
Ø Untuk pekerjaan yang lebih banyak menggunakan aktivitas fisik atau jenis pekerjaan yang monoton musik yang cocok adalah musik yang semangat.
UDARA

Udara yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan produktivitas, kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain itu udara yang bersih dan segar dalam lingkungan kerja akan menimbulkan kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran atau polusi.

Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :

Jumlah orang yang tepat setiap ruangan
Ventilasi udara memadai
Menggunakan ruangan ber AC
Mengatasi limbah dan atau asap pabrik
Membuat ruangan kerja bebas rokok
Menambah tanaman dalam ruangan

SUHU

Suhu atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada ruang kerja mempunyai pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan tingkat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan lingkungan kerja, masalah suhu ruangan perlu direncanakan dengan baik.

Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat adalah :

Pemasangan AC
Ventilasi yang memadai
Pemasangan kipas angin

Tata Ruang Kantor

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Dalam menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung, maupun non fungsional seperti keindahan atau citra profesional. Secara rinci tujuan dari tata ruang antara lain :

Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
Menciptakan kondisi kerja yang baik
Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
Membangun kesan yang baik bagi pelanggan
Memberikan fleksibilitas yang tinggi
Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan

PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR

Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

harus mengalir secara terus menerus
Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan
Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
Tidak permanen agar fleksibel
Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya
Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja
Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga

PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR

Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :

Pekerjaan yang harus dilaksanakan
Proses yang digunakan
Peralatan dan mesin-mesin yang dipakai
Ruangan yang tersedia
Penerangan yang tersedia
Karyawan yang melaksanakan

PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR

Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam :

1.    Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar
2.    Tata ruang yang terbuka misalnya ruang kerja luas dan beberapa seksi atau bagian bekerja bersama dalam satu ruangan
3.    Office landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat lingkungan kantor lebih modern dan nyaman

FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN KANTOR

Bagian yang bekerja sama diletakkan berdekatan
Bagian yang menggunakan mesin berat diletakkan dilantai bawah
Bagian yang penting diletakkan dekat pimpinan
Bagian yang melayani masyarakat diletakkan dibagian depan
Disediakan ruang untuk arsip dan gudang

Mesin-mesin dan Perkakas Kantor

Penggunaan perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas atau peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar terhadap efisiensi kantor.

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran.

Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :

Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat.
Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan
Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan
Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif

Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain :

Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya.
Banyak orang yang tidak menyukai perubahan
Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor

MESIN-MESIN KANTOR

Dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Mesin harus benar-benar diperlukan
Jenis mesin hendaknya praktis
Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
Mutu mesin harus baik
Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
Pemeliharaannya mudah
Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan
Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor

PERKAKAS KANTOR

Perkakas kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dalam perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah meja kursi kantor. Persyaratan meja kursi kantor adalah :

Mulai permukaan sampai lantai tidak tertutup
Permukaan meja tidak mengkilat
Luas meja tidak berlebihan
Tinggi rendah kursi dapat diatur
Kursi cukup kuat dan aman

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :

Harus menghemat ruang lantai
Tinggi meja kursi harus sepadan
Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
Harus ada ruangan yang cukup dibagian bawah agar mudah dibersihkan
Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
Keawetan bahan
Risiko kebakaran

ERGONOMIS

Perkakas kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan. Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus memperhatikan kondisi karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut.

Saat ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan kerja yang bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan, keselarasan dan kesehatan. Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari keseimbangan antara peralatan dengan anatomi tubuh karyawan.

Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor

MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN

Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.

SUPERVISI PERKANTORAN

Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur, serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.

Tugas supervisor

Memimpin aktivitas dalam kelompok
Mengembangkan bawahan
Mendelegasikan tugas pada orang lain

Tanggung jawab supervisor

Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya.

Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan antara technical skill dan personal skill.

Technical skill (keterampilan teknis)

Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang perkantoran misalnya :

Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor
Pengelolaan administrasi
Merancang metode dan prosedur kerja
Menetapkan standar kerja
Evaluasi kerja
Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor
Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran
Kemampuan manajerial
Kemampuan mengembangkan metode efektif
Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide
Kemampuan mengelola bawahan

Personal skill (keterampilan personal)

Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian. Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri
Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang lain

SUPERVISI EFEKTIF

Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :

1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan.

2. Mempersiapkan menghadapi perubahan

· perubahan visual

· Perubahan pola pikir

· Perubahan sikap mental

3. Membangun kualitas diri.

· Analisis kejadian

· Cari kualitas diri dari kejadian positif

4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward

5. Buat tantangan

6. Fokus pada tujuan

· Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.

· Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan.

Pengembangan Karyawan Kantor

PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :

Mengembangkan keahlian
Mengembangkan pengetahuan
Mengembangkan sikap

Cara pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan pelatihan secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan karyawan yaitu :

Analisis kebutuhan pelatihan
Mengetahui tujuan pelatihan
Mencari pelatih atau trainer yang dibutuhkan
Menetapkan tempat dan waktu pelatihan

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Agar pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui dahulu kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan pelatihan tersebut, sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat. Beberapa masalah yang membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara lain :

Motivasi kerja
Masalah produktivitas kerja
Kesalahpahaman
Budaya kerja yang buruk
Etos kerja
Keterampilan kerja
Kepemimpin yang tidak efektif
Perubahan metode atau prosedur kerja dan lain-lain

TUJUAN PELATIHAN

Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :

Ada pegawai baru. Perlu memberikan pelatihan kerja setelah perekrutan karyawan baru sebagai orientasi kerja.
Pegawai lama yang mendapatkan tugas baru
Pergantian alat kerja
Perubahan prosedur atau metode kerja
Penyegaran atau refreshing

Manfaat dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi pekerjaan yang berarti juga efisiensi perusahaan.

JENIS-JENIS PELATIHAN

Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :

Pelatihan induksi yaitu pelatihan yang bertujuan untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaannya yang baru
Pelatihan pekerjaan yaitu pelatihan tentang instruksi-instruksi khusus untuk tugas pekerjaan tertentu
Pelatihan pengawas yaitu pelatihan untuk para pengawas bagaimana caranya memeriksa dan mengawasi
Pelatihan manajemen yaitu suatu pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam manajerial

Kesimpulan

Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan.
Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan perkataan lain, tiap-tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.
Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendaliananggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang dapat dikendalikan secara langsung (controlleble) dengan biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

Makalah Keren

Sunday, 21 July 2019

Management Perkantoran Modern Lengkap Dengan Ruang Lingkup dan Fasilitasnya

No comments:

Post a Comment

RANGKUMAN MATERI TEKNIK PENULISAN KARYA ILMIAH LENGKAP

Cari Makalah Lainnya

Total Pageviews