Makalah Manajemen Perkantoran di Era Modern

ABSTRAK

Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai “Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan
besar.

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai.

Ciri-ciri informasi yang siap dipakai adalah: Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulisdengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakantugas secara efektif dan efisien.                                                                                                       Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggung jawabnya.

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar belakang

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa

            Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

1

2.  Rumusan masalah

 1.Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran ?

2. mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?

3. Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap perusahaan ?

3.  Tujuan penulisan

1.      Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama manajemen perkantoran itu sendiri.

2.      Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.

3.      Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap perusahaan.

4.       Metode penelitian:

Dalam hal ini penulis menggunakan:

1.  Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).

2. Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

2

BAB  II

TINJAU  PUSTAKA

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :

·         Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.

·         Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).

·         Pengelolaan sumber daya organisasi.

·         Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:

  Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau dengan barang-barang.   
Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. 
Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.

Pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:  

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

    Menurut Mary Parker Follet

Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

    Ricky W. Griffin

Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

    Menurut JamesA.F.Stoner manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebutsaling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor.

Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, diantaranya :

·          Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer1973).

·         Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa

Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

4

BAB III

ANALISIS PEMBAHASAN

MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi

1. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

a. Fungsi Manajemen :

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pengkoordinasian
• Pengawasan

b. Elemen Manajemen

• Man
• Money
• Material
• Market
• Machine
• Method (Metode)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

·         Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.

5

·         Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

c. Dua sudut penglihatan manajement kantor:

• Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
• Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.  Oleh  karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:

• Kegiatan komunikasi
• Kegiatan kalkulasi
• Pengolahan Warkat
• Penyusunan laporan
• Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan manajer dalam menilai dan  mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:

a)      Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)

b)      Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)

6

c)      Evaluating results (penilain hasil pekerjaan

d)     Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)      Develoving performance standard

b)      Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat  pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya

c)      Measuring performance

d)     Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

e)      Evaluating result

Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

f)       Taking corrective action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang  merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:

1. Perencanaan (pleaning)

• Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
• Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
• Memperkirakan kondisi  – kondisi pekerjaan yang dilakuka 
• Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja
• Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
• Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

7

2. Pengorganisasian (organizing)

• Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
• Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
• Menggabungkan jabatan – jabatan  operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan
• Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
• Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
• Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
• Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
• Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

3. Penggerakan (Actuating)

• Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan
• Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
• Memotivasi anggota
• Berkomunikasi secara efektif
• Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
• Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja  yang melakukan pekerjaan dengan baik
• Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4. Pengendalian (controllig)

• Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
• Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
• Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
• Membuat media pelaksanaan secara tepat
• Memberitahukan media pengukur pekerjaan
• Memindahkan data  secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya

8

• Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
• Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
• Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
• 3. Proses Manajemen Kantor

a. Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

b. Pengorganisasian kantor

• Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
• Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

c.  Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin   kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).

d. Tujuan kantor

• Penerimaan Informasi
• Pencatatan informasi
• Penyusunan informasi
• Pemberian Informasi
• Perawatan aktiva

e. Aspek manajemen kantor

• Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
• Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
• Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan

9

• Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
• Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
• Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.

f.  Harapan manajemen kepada manajemen kantor

• Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

• Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis

• Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya

• Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil

• Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

• Ringkas (concise)
• Cermat (accurate)
• Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
• Tepat waktu (right time)
• Biaya rendah (low cost)

4.Perumusan Organisasi

Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.

10

1 Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana

• Manajer Umum
• Petugas Pembeliaan
• Manajer Produksi
• Manajer Pemasaran

2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

·         Direktur Pengelola

·         Petugas Pembeliaan

·         Manajer Produksi

·         Manajer Pemasaran

5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi

a)      Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

b)      Desentralisasi

contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

c)      Manajer Umum

d)     Petugas Pembelian

e)      Manajer Produksi

f)       Manajer Pemasaran

g)      Manajer kantor

h)      Kantor pembelian

i)        Kantor pabrik sio

11

6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja

a. Delegasi

adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.

Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai  suatu proses dimana seorang manajer :

• Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
• Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.
• Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

b. Analisis pekerjaan

adalah Proses penelitian tugas kantor

• Langkah-langkahnya :Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor
• Pembagian tugas : Menurut fungsi dan menurut proses

12

BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN dan SARAN 

KESIMPULAN :

·         Manajemen Kantor  adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.

·         Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”.

SARAN :

            Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidakbenaran  dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.