Pengertian dan Ruang Lingkup Serta Tujuan Administrasi Perkantoran

      A.    Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

     B.     Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut: 

1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

      C.    Ruang Lingkup Kajiannya

Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1 Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2. Komunikasi (Comunications)

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.