BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
ARSIP
Secara bahasa,
Arsip mengalami perkembangan. Dalam
bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive
berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian
dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti
catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon”
yang berati “gedung pemerintahan”. 1[[1]]
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat,
akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari
waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita
video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi,
disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa
arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat
ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun
yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara
berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu).
Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun
keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefinisikan
records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola
sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan
oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai
nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. 2[[2]]
B.
PERANAN
ARSIP
Arsip mempunyai peranansebagai “pusat ingatan”, sebagai
“sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi
pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan
untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan
tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan
dan teratur.
C.
JENIS
ARSIP
Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971
berdasarkan fungsinya dibedakan menjadidua:
1.
Arsipdinamis
(Dokumen )
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. 3[[3]]
Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori:
a)
Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi
dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi. Contohnya, buku log
menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.
b)
Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan,
formulir dan korespondensi terkait. Contohnya adalah tagihan.
c)
Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan
proyek tertentu.
d)
Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah,
asuransi, kontrak, dan lainnya.
Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip
dinamis dibagi menjadi:
a) Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali
dalam setahun.
b) Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang
dan semi aktif. Disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah pensiun.
2.
Arsipstatis
Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi
sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau
di Arsip Nasional Daerah.
D. MANAJEMEN KEARSIPAN
Manajemen
kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas
manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang
baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan)
yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien
Undang-undang
tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu
pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan
arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif
dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.
Tujuan
Manajemen Kearsipan
1.
Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi
organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.
2.
Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang
dihasilkan organisasi dan perusahaan.
3.
Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan
dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak
perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.
4.
Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses
penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.
5.
Menjamin
preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6.
Menjamin perhatian dan pengarahan yang
berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir
penyusutan, serta menekankan pencegahan
terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.
Menurut
Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip
seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis
dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh,
menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang
ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang
bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya
tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan
dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban
bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Fungsi-Fungsi
Manajemen Kearsipan
Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas,
dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi
dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.
Fungsi-fungsi
manajemen yang dimaksud antara lain yaitu:
1.
pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi
operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital,
dan pengelolaan arsip statis.
2.
Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi
kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
3.
Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri
dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.
4.
Sedangkan
fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses.
E.
Sistem Organisasi Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan adalah kegiatan penyusunan dokumen dan arsip pada
tempat yang ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu
kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1. Kearsipan sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang,
organisasi/kantor.
2. Kearsipan sistem subjek
Dalam sisitem ini semua naskah /dokumen disusun dan
dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah.
3. Kearsipan sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul
nama wilayah/daerah, seperti nama negara, provinsi, kabupaten, kecamatan.
4. Kearsipan sistem nomor
Sistem nomor/angka disebut juga kode klasfikasi yang dijadikan kode surat adalah nomor yang
ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
5. Kearsipan sistem tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu,
seperti tahun, bulan, dan tanggal.
BAB III
KESIMPULAN
Secara bahasa, Arsip mengalami
perkembangan.Dalambahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris
disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah
lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.
Peranan arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai
“sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan,
pengarahan, pengorganisasian, pelatihan,
pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan,
pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai
dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif
dan ekonomis/efisien
Ada dua macam daur hidup arsip atau lifecycle,
yaitu : life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola
dokumen kertas secara manual, dan Records Continuum Model (Model Arsip
Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. Fungsi
manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang berhubungan dengan
kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan lingkungan di luar arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos,Basir.
1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Martono, Boedi.
1990. SistemKearsipanPraktis:
PenyusutandanPemeliharaanArsip. Jakarta: PustakaSinarHarapan
PeraturanPemerintahNomor 34/1979
Widjaja,A.W.
1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press
No comments:
Post a Comment