DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada kehadirat Allah SWT yang
senantiasa memberikan rahmat, karunia, taufik dan hidayah-Nya kepada kita
sehingga kita bisa menyelesaikan makalah tentang Tata Ruang Kantor ini
dengan baik dan tepat waktu meskipun masih banyak kekurangan . Dan kami juga
berterima kasih kepada bu Dyah Syifaul A’yun, M. Pd. selaku dosen mata kuliah Manajemen
Perkantoran yang telah membimbing kami. Kami berharap makalah ini bisa
bermanfaat dalam rangka menambah wawasan kita tentang begitu pentingnya
mempelajari teknik tata ruang kantor agar membangun suasana kantor yang bagus.
Kami menyadari di dalam makalah ini masih jauh dari kata sempurna masih banyak
kekurangan di dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami berharap adanya kritik
dan saran agar kedepannya kita bisa membuat makalah lebih baik lagi.
Semoga makalah yang kami buat ini bisa bermanfaat bagi kami sendiri
dan bagi yang membacanya. Sebelumnya kami meminta maaf jika ada kata-kata yang
salah atau yang menyinggung bagi pembacannya dan kami meminta kritik dan saran
yang membangun demi perbaikan di masa yang akan datang.
Mojokerto,
28 Mei 2016
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap
organisasi yang dibentuk dan bergerak di bidang apapun memiliki tujuan yang
hendak dicapai. Keberhasilan perencanaan tujuan organisasi tersebut dipengaruhi
oleh beberapa faktor yang dikenal dengan 5M yaitu manusia (man), metode
(method), mesin (machine), bahan (material) modal (money).
Dalam usaha untuk mencapai tujuan tersebut organisasi mendapat berbagai masalah
yaitu bagaimana agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan lancar.
Salah satu
upaya agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar adalah dengan cara
menjalankan setiap aktifitas organisasi dengan berlandaskan pada efisiensi
yaitu perbandingan antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Upaya
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
tersebut perlu dijadikan tujuan pokok untuk semua anggota, untuk
meningkatkan pengembangan kualitas termasuk di dalamnya yaitu penataan ruang
kantor yang baik. Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakan dan terkesan
rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesuai dengan ruang kerja dapat
memunculkan kegairahan anggota dalam bekerja. Jika semua anggota organisasi
mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang rendah bekerja secara efisien,
maka setiap pekerjaan akan terselesaikan dengan baik.
B. Rumusan Masalah
1.
Apa itu tata ruang kantor?
2.
Apa saja macam-macam tata ruang kantor?
3.
Apa saja yang berpengaruh dalam tata ruang kantor?
4.
Apa saja teknik tata ruang kantor?
C. Tujuan Penulisan
1.
Untuk mengetahui tentang tata ruang kantor
2.
Untuk mengetahui macam-macam tata ruang kantor
3.
Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang berpengaruh dalam tata ruang
kantor
4.
Untuk mengetahui teknik-teknik tata ruang kantor?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Kantor
Secara
etimologi kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor”, yang
artinya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pemimpin, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” yang memiliki arti tempat
memberikan pelayanan (service).
Pengertian
kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.
1.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian atau
pendistribusian data atau informasi atau dapat dikatakan kantor dalam arti
dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti
sempit.
2.
Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja,
markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat untuk
ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, penyampaian atau pendistribusian data atau informasi.
B. Tata Ruang Kantor
Istilah tata
ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering
disebut juga layout saja.
Nuraida
(2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor
yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja”.
Tata ruang
kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang
tersedia. Setelah memperhatikan keterbatasan yang ditimbulkan oleh gedung,
sasarannya adalah
1.
Persyaratan hukum yang harus dipenuhi.
2.
Ruangan yang digunakan demi keuntungan terbesar.
3.
Pelayanan yang harus disediakan bila diperlukan (listrik, telepon,
dan lain-lain).
4.
Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk semua orang.
5.
Penyediaan untuk dapat melihat staf yang bekerja.
6.
Rasa memiliki loyalitas pada kelompok kerja yang dibantu
perkembangannya.
7.
Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah.
8.
Gerakan juru tulis di antara meja kerja dan arsip dan sebagainya
dipermudah.
9.
Operasi yang bising dan menggangu dipisahkan tersendiri.
10.
Campur tangan atarpegawai
dihindari.
11.
Privasi dan keamanan
diberikan dimana perlu.[1]
Menurut The
Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran
pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para
pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor
yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :
·
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena
berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu,
·
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan,
·
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas
lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya,
·
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yabg
akan memenuhi suatu bagian tertentu.[2]
Tata ruang yang
dirancang dengan baik umumnya akan memiliki dampak positif dan tata ruang yang
buruk umumnya akan memiliki dampak negatif. dari sudut pandang efektif,
merancang sebuah area kerja yang efisien sangat penting. Tata ruang melibatkan
tiga komponen yaitu peralatan, alur atau kerja dan hubungan karyawan, komponen
ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisi agar karyawan bekerja dengan
efisien.
Berikut adalah
perbandingan antara tat ruang kantor yang buruk dengan tata ruang kantor yang
baik : (Gie 187:2007)
Tata
ruang kantor yang buruk Tata
ruang kantor yang baik
 |
|||
Sumber : Gie
(2007:187)
Gambar-gambar
di atas menunjukkan suatu seksi perusahaan yang bertugas membuat perhitungan,
misalnya membuat faktur. Proses membuat faktur tersebut dimulai dengan
diterimanya daftar pesanan dari seksi lain. Kepala seksi bertugas membuat
catatan-catatan mengenai harganya, potongan yang harus diberikan, asuransi
tambahan biaya pengiriman, atau pertanggungan Lalu diteruskan juru hitung untuk
dihitung. Setelah ini selesai perhitungan ini diperiksa oleh juru periksa.
Kemudian diteruskan kepada juru tulis untuk diketik. Akhirnya, setelah
diperiksa oleh juru periksa dan kepalanya, barulah diteruskan kepada juru arsip
untuk dikirimkan ke seksi lain, sedang salinannya disimpan dalam lemari arsip.
Pada gambar kiri karena tata ruang tidak direncanakan sebaik-baiknya, maka
warkat itu harus mondar-mandir secara tidak efisien.
C. Bentuk-bentuk Tata Ruang Knator
Memiliki sebuah
kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout rumah pribadi hanya
melibatkan anggota di dalam rumah, tetapi layout kantor melibatkan pegawai yang
banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani.
Oleh karena
itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar kedalam 4
bagian, yaitu :
1.
Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu
tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam
ruang-ruang kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang
terbuat dari kayu. Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high
confidential).
2.
Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu
tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai
tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
3.
Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices)
yaitu tata ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar
memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang
nyaman dan menyenangkan.
4.
Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular
offices) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang
bervariatif untuk suatu idang bagian
subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.
D. Perencanaan Tata Ruang Kantor
Tata ruang
kantor harus direncanakan diatas kertas sebelum menempatkan perabotan, mesin
dan sebagainya ke posisinya. Suatu garis besar ruangan digambar menurut skala
pada kertas segi empat yang memperlihatkan posisi pintu dan jendeladan
penghalang seperti pilar, penopang dan radiator. Blok atau potongan kecil
kertas berwarna yang dipotong menurut skala untuk mengambarkan meja kerja,
lemari arsip, mesin, lemari, dan sebagainya dapat disusun dan diatur ualang pada
rancangan tersebut hingga tata ruang yang sesuai diperoleh. Sewaktu
merencanakan kantor lanskap yang tidak akan ditata dalam pola empat persegi
panjang, maka kertas sengan kisi enam harus diugunakan alih-alih kertas bujur
sangkar.
Rancangan
tersebut harus diuji secara tuntas, dengan menandai arus normal kerja dari satu
juru tulis ke juru tulis yang lain, dan gerakan yang munkin harus dibuat oleh para
juru tulis diantara meja kerja mereka dan lemari arsip atau peralatan lain..
Sewaktu
merencanakan tata ruang yang baru, pandangan staf harus didengar. Mereka
mungkin mempunyai gagasan yang berguna dan mereka lebih mudah menerima rencana
akhir apabila mereka, atau wakil mereka, ikut serta dalam perkembnagannya.
Kadang mungkin, terutama dalam hal kantor lanskap, dengan membolekan staf untuk
menentukan penggunaan rincian ruang itu.
Dua hal yang
harus di perhatikan dalam merencanakan tata ruang kantor :
1.
Ruangan
Dalam
perencanaan kantor, ruang yang memadai harus disadiakan bukan hanyauntuk menempatkan perabotan dan peralatan lain,
tetapi juga memungkinkan pergerakan yang muda dari satu bagian ke bagian
ruangan yang lain. Lorong utama tidak bole kurang dari 1,2 meter (4 kaki)
lebarnya dengan lorong tambahan tidak kurang dari 0.9 meter (3 kaki). Orang
yang melewati lorong yang terlalu sempit cenderung menyengol kertas dari meja
atau menggangu pekrjaan orang lain. Kawasan yang harus disediakan untuk satu meja
kerja mungkin perlu bervariasi sesuai dengan sifat pekerjaan dan memberikan
tempat yang cukup untuk setiap peralatan tambahan yanhg perlu dimiliki dalam
wilaya kerja dekat. Jarak 0,6-0,9 meter antar meja sudah memadai untuk kursi
juru tulis.
Office, Shops
and Railway Premises Act 1963 mensyaratkan ruangan tempat orang kerja harus
menyediakan ruang lantai seluas 40 kaki persegi per orang, atau 400 kaki kubik
di mana tinggi langit-langit kurang dari 10 kaki dari lantai. Ruang ini adalah
ruangan total yang mencakupi ruang yang
ditempati lorong, peralatan dan
sebagainya. Umumnya ini cukup nuntuk kerja yang efisien, tetapi mungkin harus
dilebihi apa bila ada jumblah mesin yang lebih dari biasa, pengarsipan atau
peralatan lain yang digunakan secara umum.
Pembagian ruang
harus diperhatikan dengan baik agar pintu keluar bila ada kebakaran dan
peralatan pemadam kebakaran mudah dicapai.[3]
2.
Pelayanan
Tata ruang
harus memperhatikan perlengkapan pelayanan umum, terutama kabel listrik, kabel
telepon dan kabel yang menghubungkan terminal apa pun jenisnya dengan komputer.
Fleksibilitas yang besar dapat diperoleh dengan memasukan kabel kedalam saluran
di bawah lantai atau di atas langit-langit. Yang belakangan ini kurag
dianjurkan karena sambungan yang ditarik dari atas tidak sedap dipandang dan mungkin rentan terhadap kerusakan yang
tidak disengaja. Pengaturan yang fleksibel adalah dengan menarik kabel sepanjang
dinding dibalik papan yang dgipasang menyusuri dinding ruangan dekat dengan
lantai. Dalam hal ini, ada kecenderungan untuk menempatkan mereka yang
memerlukan pelayanan umum dekat dengan diding, dan ini bukan pengaturan yang
selalu ideal dari sudut pandang lain.
Pelayanan
umum lain seperti, air minum dan mesin
penjual minuman segar, kerap diletakkan di kawasan yang terpisah dan dipasang
sebagai perlengkapan untuk ruang staf. Pelayanan ini disediakan untuk digunakan
sewaktu istirahat makan dan minum.[4]
Adapun
teknik-teknik dalam merencanakan tata ruang kantor sebagaimana diuraikan di
bawah ini :
Gambar 3-1 Diagram arus
Diagram
arus di atas menunjukkan tata ruang asli dari suatu subbagian penggadaan.
Contoh ini menunjukkan bahwa tiap-tiap mesin penggandaan, lemari alat-alat
tulis meja penyortir harus dianggap sebagai satu tempat kerja. Suatu tata ruang
yang telah diperbaiki memungkinkan juru mesin meraih alat-alat tulis, dan
menyortir mendapatkan bahan-bahan yang akan digandakan, tanpa bergerak dan
posisi kerja mereka normal.
Gambar 3-2. Model Tiga Dimensi
Gambar 3-3 Diagram Gerak Pegawai : Pelayanan Makan di Ruang
Perawatan Rumah Sakit
Gambar 3-4. Diagram Gerak Dokumen
Gambar 3-5. Diagram Gerak
PegawaiE. Jenis-jenis kantor
1.
Kantor pribadi
Kantor pribadi
umumnya disediakan untuk mereka yang pekerjaannya sangat rahasia atau eksak,
atau memerlukan rapat yang sering, walaupun yang menempatinya mungkin
dibolehkan mengatur ruangan sesukanya, kantor tersebut harus dirancang sebagai
tempat kerja kaidah umum mengenai alokasi pemukaan meja kerja dan penggunaan
meja samping harus diperhatikan.
Tata ruang
harus menyiapkan tempat mana tamu harus diterima atau rapat diselenggarakan. Tamu tidak boleh
diharapkan menghadap ke jendela, atau diharapkan membuat catatan tanpa tempat
untuki menulis.
Kantor pribadi
semakin praktis apabila dibagi menjadi dua wilayah: pertama adalah
wilayah kerja bagi orang yang menempatinya; kedua adalah wilayah untuk
menerima tamu dan mengadakan rapat kecil di sekeliling meja konferensi. Salah
satu keuntungan dari pengaturan ini adalah dokumen bahwa rahasia di atas meja
tidak perlu dipindahkan sewaktu ada tamu yang berkunjung.
Selain menjadi
tempat kerja, kantor pribadi juga diaanggap sebagai simbol status; suatu
sasaran yang haris dicapai oleh oreng ambisius. Sikap ini berubah sebagai
bagian dari perubahan umum dalam sikap sosial (lihat juga kantor lanskap).
Keputusan untuk memberi kantor pribadi dewasa ini lebih munkin diambil
berdasarkan kebutuhan praktis.
2.
Kantor bersel
Kantor bersel
mungkin berfariasi ukurannya, maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang
terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai. Di dalam gedung yang
lama, hal ini mungkin perlu karena
strukturnya memaksakan susunan seperti itu. Namun, apabilah ada wilayah terbuka
yang luas, kecenderungannya adalah menjauhi prinsip sel karena memboroskan
ruang dan mahal (lihat perbandingan alternatif).
Ada beberapa
situasi di mana kantor departemen yang
terpisah diperlukan. Satu contoh adalah ruangan komputer yang harus di kontrol
secara cermat suhu dan kelembapannya, dan dilindungin karena nilai dan
kerentanan peralatan di dalamnya. Contoh lain adalah kantor kasir, di mana
dinding dan pintu merupakan bagian pengamanan dari perampokan.
Salah satu dari
argumen utama yang menyokong kantor bersel adalah bahwa kantor ini diperlukan
secara psikologis karena mengukuhkan rasa memiliki pada sekelompok orang yang
dibedakan secara jelas dengan orang yang lain. Ini dapat menguatkan loyalitas
kelompok, tetapi dengan demikian melemahkan loyalitas yang lebih luas kepada
organisasi sebgai keseluruhan. Bila kantor bersel digantikan dengan kartor
terbuka atau lanskap, kita tetap perlu menyediakan beberapa garis demarkasi,
biasanya dengan pengaturan meja kerja, peralatan pengarsipan dan sekat.
3.
Kantor rancangan terbuka
Kantor
rancangan terbuka adalah kantor di mana juru tulis, penyelia dan kadang manajer
di tampung di dalam satu wilayah yang luas.untuk memperoleh pemanfaat ruang
yang maksimum, meja kerja biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan
kelompok dan bagian. Dibandingkan dengan kombinasi kantor pribadi dan bersel,
terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang disignifikan.
· Keuntungan dari
kantor rancangan terbuka
a.
Biaya modal yang lebih rendah untuk partisi, pintu, alat pengantur
suhu, lampu, listrik, dan pelayanan umum lain.
b.
Pemanfaatan ruang yang lebih baik, lebih sedikit ruang yang
diperlukan untunk partisi, koridor dan sebagainya.
c.
Biaya perawatanh yang lebih rendah dalam dekorasi, pelayanan kebersihan
dan pelayanan pada umumnya.
d.
Penyediaan yang lebih mudah dan mungkin penyedia yang lebih
sedikit.
e.
Komunikasi dan arus kerja dipermudah.
f.
Penggunaan mesin dan peralatan secara bersama dimungkinkan.
g.
Fleksibilitas tata ruang apabila perubahan organisasi diperlukan.
h.
Kondisi kerja lebih baik kerap dimungkinkan.
i.
Lebih sedikit indikasi mengenai status dapat mendorong kerjasama
dan partisipasi.
· Kerugian kantor
rancangan terbuka
a.
Kemamanan yang berkurang pada pekerjaan yang rahasia dan penanganan
kas.
b.
Gangguan dari tamu dan gerakan umum.
c.
Kebisingan umum menjadi berlebihan.
d.
Penyakit menular dapat menyebar.
e.
Penurunan semangat kerja karena penyeragaman yang nyata dan
kehilangan individualitas dan berkurangnya rasa mememiliki pada kelompok kerja
yang didefinisikan dengan baik.
f.
Kehilangan status yang nyata dikalangan staf senior.
4.
Kantor lanskap
Kantor lanskap
adalah pengaturan lantai terbuka yang menhindari pengaturan meja berupa garis
lurus seperti yang didapatkan oleh kantor rancangan terbuka (lihat Figur 22.9).
Meja kerja disusun secara individual atau dalam kelompok dengan sudut yang
berbeda satu dari yang lain; lorong yang berbelok, menyusuru sekeliling wilayah yang bervariasi ruangannya. Tata
ruang dicerminkan di mana orang bekerja dan
diorganisasikan.
Keuntungan
kantor rancangan terbuka yang didaftar di atas diperoleh semuanya dalam kantor
lanskap, dengan satu pengecualian. Walaupun mungkin masi ada pemanfaatan ruang
yang lebih baik bila dibandingkan dengan kantor bersel, lebih sedikit orang
yang akan tertampung dari pada rancangan terbuka. Studi di jerman, yang
merupakan tempat asal kantor lanskap, menunjukan bahwa kantor bersel
memanfaatkan langsung 58-67 persen ruang yang tersedia, sedangkan kantor
lanskap memanfaatkan langsung 72-83 persen.
Beberapa
kerugian kantor rancangan terbuka dapat dihapuskan atau dikunrangi dalam kantor
lanskap. Terdapat lebih sedikit gangguan, kebisingan dapat dikendalikan dengan
lebih baik dan efek psikologis dari penyeragaman yang jelas terlihat dan
hilangnya identitas kelompok dikurangi seandainya tidak dihilangkan sama
sekali.
Adalah hal yang
biasa untuk menambah batas antar departemen dan, bila perlu, antar individu
dengan memasang peralatan dan sekat visual atau akustik. Suasana umum ditingkatkan
dengan penyediaan tanaman, yang juga memberikan demarkasi wilayah dan lorong.
Secara ekstrim,
keseluruhan staf administrasi dan tulis
menulis dari juru tulis paling junior hingga eksekutif tertinggi berada
dirungan yang sama. Mereka yang pekerjaannya bersifat rahasia dapat dilindungi
dengan sekat yang dapat dipindahkan, biasanya tidak lebih tinggi dari 50 inci.
Sekat yang terlalu tinggi menghalangi sinar matahari dan menimbulkan kesan
suatu labirin koridor yang berliku-liku, kebalikan dari yang dimaksudkan.
Kerap ada
penolakan oleh manajer dan juru tulis senior terhadap proposal bahwa mereka
harus bergabung dengan staf umum didalam
satru kantor besar. Ruang kantor pribadi selama ini merupaka suatu simbol
satatus dan simbol adalah penting dalam hal simbol tersebut memenuhi kebutuhan
manusia. Namaun, simbol status tidak harus mengambil bentuk sebuah ruangan yang
dikelilingi dinding, menejer di dalam kantor lanskap dapat dibedakan dengan
wilayah yang lebih luas, sehingga memberikan semacam privasi atau dengan
perabot.
Prospek untuk
berpindah dari kantor pribadi ke kantor lanskap kemungkinan besar akan
menyebabkan kecemasan. Namun, ada bukti yang mendukung pandangan tersebut bahwa
segera sesudah perubahan dibuat, seorang manajer mungkin menjadi lebih bahagia
di dalam suatu lingkungan terbuka dan tidak berharap untuk kembali kepengucilan
yang sepi. Perubahan sikap yang sama diamati pada beberapa perubahan ketika
ruang makan manajemen yang terpisa digantikanh dengan restoran biasa yang
digunakan oleh staf dari semua tingkatan.
Dalam mengamati
perubahan kebiasaan, harus diterima bahwa perubahan itu biasanya terjadi dengan
perlahan. Perubahan sikap sosial didalam konsep kantor lanskap telah dimulai,
tetapi mungkin membutuhkan satu generasi sebelum perubahan itu menjadi lengkap.
F. Cara Menata Ruang Kerja Kantor
Beberapa cara
untuk menata ruang kerja kantor, cara ini dikenal dengan sebutan 5R , yaitu :
1.
Ringkas
Ringkas perlu
diterapkan dalam menata ruang kerja kantor, karena ruang kantor luasnya
terbatas dan fungsinya adalah untuk melaksanakan pekerjaan, jika terlalu banyak
barang maka membuat ruangan terlihat penuh dan tidak enak dipandang. Meja kerja
pada umumnya memiliki dua laci atau lebih, tetapi seringkali barang-barang di
dalamnya dibiarkan berserakan begitu saja di laci pertama. Pengadaan dua laci
ini untuk penyimpanan barang-barang yang tidak diperlukan di atas meja supaya
di masukkan ke dalam laci, agar saat bekerja bisa sedikit leluasa untuk
bergerak.
Pada meja kerja
dengan dua laci, misalnya, laci pertama (atas) untuk keperluan kantor dan laci
kedua (bawah) untuk keperluan pribadi. Proses ini membutuhkan sikap disiplin
pribadi, di samping juga memperbaiki sistem penyimpanan, pencatatan dan
meningkatkan kemampuan keryawan dalam bekerja lebih efektif.
2.
Rapi
Setelah ringkas
diterapkan, semua barang atau alat-alat kerja, berkas-berkas yang tidak
diperlukan telah disingkirkan, yang tertinggal hanya beberapa barang yang
diperlukan saja. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai
ruangan menjadi rapi. Langkah yang harus dilakukan untuk mencapai kerapian
dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis,
fungsi, besar kecilnya, bentuknya, terakhir adalah meletakkannya.
Dalam tataruang
yang terlebih dulu diletakkan adalah barang-barang yang paling besar ukurannya,
karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak, kemudian baru diikuti oleh
barang yang sedikit besar lainnya dan seterusnya sampai barang-barang yang
kecil.
3.
Rawat
Pemahaman
mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas, pari an resik
setiap hari secara terus menerus. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang
sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali. Komitmen para pegawai
juga diperlukan, sehingga penggunaan alat-alat, buku dan berkas tidak akan
merubah penataan, setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula.
Merawat juga
mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. Untuk itu
alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan
dilaksanakan secara teratur.
4.
Resik
Resik berarti
membersihkan lingkungan kerja, termasuk di dalamnya, mesin dan alat kerja,
lantai tempat kerja, dan di setiap bagian di dalam tempat kerja. Ada sebuah
pembuktian yang patut dianut, membersihkan berarti memeriksa. Pegawai atau
operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang
gagal, yang dapat segera diatasi dan dapat berfungsi kembali, tidak perlu lama
menunggu proses pekerjaan.
Ruangan dan
berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan.
Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. Untuk menjaga kebersihan dan
kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya
bersih dengan cara menyediakan tempat sampah, tidak merokok diruangan kerja
apalagi yang ber AC, rutin menyedot debu dengan vacum cleaner.
5.
Rileks
Upaya membuat
ruangan ringkas, rapi, rawat disempurnakan dengan tambahan lainnya agar
menimbulkan suasana yang rileks. Seorang karyawan kantor yang nekerja 8 jam
perhari pasti sering mengalami jenuh dengan tugas-tugas yang banyak, maka
membutuhkan suasana yang bisa membuat rileks. Untuk membuat suasana yang
rileks, setiap orang berbeda-beda, ada orang yang suka melihat lukisan
pemandangan, melihat foto, melihat ikan di akuarium, ada yang suka mendengarkan
musik, dsb. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruangan tersebut dapat
menambahkan alat yang diperlukan untuk merileksnkan dirinya.
G. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor
Menurut Gie
(2007:212) menyatakan bahwa “Empat hal penting yang
harus diperhatikan dalam penataan ruang perkantoran adalah:
1.
Cahaya
Nuraida
(2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan,
serta kelancaran kerja. Ada beberapa tipe cahaya :
a.
Cahaya Langsung
Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja.Bila
menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam.Bayangan yang
ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata.Jadi
penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.
b.
Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang
biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya tersebar
keseluruh jurusan sehingga tidak begitu tajam tetapi cahaya tetap lasung jatuh
ke permukaan meja sehingga memantul ke arah mata pekerja.
c.
Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding
ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik dari pada
cahaya setengah langsung. Sifat bayang-banyangnya sudah tidak begitu tajam.
d.
Cahaya tak langsung
Penerangan lampu terbaik adalah cahaya langsung. Sifat cahaya ini
sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata. Karena cahaya ini
tersebar ke seluruh penjuru dan tidak menimbulkan bayangan .
2.
Warna
McShane (dalam
Sukoco, 2007:214) berpendapat bahwa “Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan
dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya
baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan, moral tingkah laku
dan ketegangan”. Para ahli membedakan tiga (3) warna pokok, yaitu : merah,
kuning, dan biru. Merah adalah warna menggambarkan panas, kegembiraan dan
kegiatan kerja. Sebagai alat untuk merangsang pancaindra di jiwa agar
bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat untuk
dipergunakan.
Warna kuning
menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan
saraf, pengaruh mental yang dapat ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.
Warna biru
adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudera, warna biru ini
menggambarkan keluasan dan ketenteraman. Oleh karna itu warna ini menpunyai
pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
3.
Udara
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara
yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, memperbaiki
susasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu
yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat (dalam Nuraida,
2008:161)
4.
Suara
Suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang
membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam
bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer
(dalam Sukoco, 2007:216) bahwa “Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang
tidak diinginkan beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan
terjadi”.'
https://manorarjunes.blogspot.com/2019/05/makalah-manajemen-perkantoran-modern.html
https://manorarjunes.blogspot.com/2019/05/makalah-manajemen-perkantoran-modern.html
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Tata ruang
kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang
tersedia. Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus
berdasarkan aliran pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat
membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tata ruang melibatkan
tiga komponen yaitu peralatan, alur atau kerja dan hubungan karyawan, komponen
ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisi agar karyawan bekerja dengan
efisien.
Para ahli
membagi konsep tata ruang kantor menjadi empat yaitu : konsep tata ruang
tertutup, konsep tata ruang terbuka, konsep tata ruang berpanorama, konsep tata
ruang kantor bersekat atau terpisah. Ada beberapa jenis-jenis kantor, yaitu
kantor pribadi, kantor bersel, kantor rancangan terbuka, kantor landskap.
Faktor-faktor
yang mempengaruhi dalam penataan tata ruang kantor adalah cahaya, warna, udara
dan suara. Cara untuk menata ruang kantor dikenal dengan sebutan 5R diantaranya
yaitu ringkas, rawat, rapi, resik, rileks.
B. Saran
Kantor-kantor pemerintahan perlu menerapkan officelayout sesuai
dengan konsep para ahli manajemen perkantoran modern, karena akan memberikan
keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama dibidang produktifitas
kerja. Fokus perhatian tata ruang kantor yang utama harus ditujukan kepada
pegawai yang menghuni sebuah kantor selama 7,7 jam sehari, untuk membuat mereka
merasa puas, betah dan nyaman mengerjakan pekerjaan kantor (officework) agar
mereka tidak merasa jenuh, stres atau tertekan ingin cepat-cepat pulang dari
kantor. Faktor kedua adalah peralatan dan alur kerja, sudah waktuya
kantor-kantor pemerintahan meniru tata kantor swasta dan bank yang
memprioritaskan kenyamanan bagi pegawai dan bagi tamu yang mengunjungi kantor
mereka.
DAFTAR PUSTAKA
Aparatur, D. B. (2007). Modul 4 :
Teknik Tata Ruang Kantor.
Mills, G. d. Manajemen Perkantoran Modern, Edisi Ketujuh.
Jakarta: Binarupa Aksara.
Rochman, A. A. (2015). Pengelolaan Tata Ruang Kantor Pada Sub Bagian
Perencanaan Dan Keuangan Dinas Pekerjaan Umum.
Setyawan, W. (t.thn.). Penataan Ruang Kerja Kantor Untuk Mendukung
Produktivitas Kerja.
Som, S. (t.thn.). Teknik Penataan Ruang Kantor
Pemerintah Yang Baik. `` .
Suardi, S. (2014). Studi Tentang Tata Ruang Kantor Untuk Mencapai
Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan. JUrnal Administrasi Negara .
No comments:
Post a Comment